KFS 2026 - kto może otrzymać dofinansowanie i ile wynosi wsparcie dla firm

Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS) to jedno z najczęściej wykorzystywanych źródeł finansowania rozwoju pracowników w Polsce. W praktyce pozwala firmom znacząco obniżyć koszt szkoleń — w wielu przypadkach nawet do 90%.

W 2026 roku zainteresowanie programem jest bardzo wysokie, a nabory w powiatowych urzędach pracy rozpoczęły się już w pierwszym kwartale. Wciąż jednak pojawiają się te same pytania: kto może skorzystać z KFS i ile wynosi realne wsparcie?

Poniżej znajdziesz konkretne odpowiedzi, oparte na praktyce pracy z firmami korzystającymi z dofinansowań.

Czym jest KFS i na co można otrzymać dofinansowanie?

KFS to wydzielona część Funduszu Pracy, której celem jest finansowanie rozwoju kompetencji pracowników i pracodawców.

Środki można przeznaczyć m.in. na:

• szkolenia zawodowe (np. IT, cyberbezpieczeństwo, Microsoft),
• kursy specjalistyczne,
• egzaminy i certyfikacje,
• studia podyplomowe.

W kontekście firm technologicznych najczęściej finansowane są szkolenia związane z administracją systemami, chmurą, bezpieczeństwem oraz automatyzacją.

Pełny proces ubiegania się o środki opisaliśmy tutaj:

KFS 2026 - kompendium wiedzy

Kto może otrzymać dofinansowanie z KFS?

Z KFS mogą skorzystać praktycznie wszystkie organizacje zatrudniające pracowników — niezależnie od wielkości czy branży. W szczególności:

• mikroprzedsiębiorstwa,
• jednoosobowe działalności gospodarcze (NOWOŚĆ),
• małe i średnie firmy,
• duże organizacje,
• instytucje publiczne i edukacyjne.

Warto pamiętać, że:

• wniosek składa pracodawca,
• środki przyznaje właściwy powiatowy urząd pracy,
• kluczowe znaczenie ma dopasowanie szkolenia do aktualnych priorytetów KFS.

To właśnie zgodność z priorytetami najczęściej decyduje o wyniku wniosku.

Szczegółowe informacje o kwalifikujących się szkoleniach znajdziesz w naszym poprzednim artykule na temat priorytetów KFS na 2026 rok.

Ile wynosi dofinansowanie z KFS w 2026 roku?

Wysokość wsparcia zależy przede wszystkim od wielkości firmy:

• mikroprzedsiębiorstwa (do 9 pracowników) mogą otrzymać nawet 90% dofinansowania,
• pozostałe firmy — do 70% kosztów szkolenia.

Dodatkowo obowiązuje limit kwotowy na jednego uczestnika, powiązany z przeciętnym wynagrodzeniem.

W praktyce oznacza to, że firma może przeszkolić zespół przy bardzo ograniczonym wkładzie własnym, a w przypadku najmniejszych organizacji — praktycznie bez ponoszenia większych kosztów.

Jakie firmy mają największe szanse na uzyskanie KFS

Z formalnego punktu widzenia wiele firm spełnia kryteria, ale w praktyce nie wszystkie wnioski otrzymują dofinansowanie.

Największe szanse mają organizacje, które:

• jasno uzasadniają potrzebę szkolenia,
• dopasowują tematykę do priorytetów KFS,
• planują rozwój kompetencji w kontekście realnych potrzeb biznesowych.

Z doświadczenia pracy z klientami wynika, że dobrze przygotowane wnioski osiągają wysoką skuteczność.

W przypadku firm korzystających ze wsparcia DAGMA skuteczność wniosków — liczona jako stosunek zgłoszeń do przyznanych dofinansowań — przekracza 70%.

Zmianą i wyzwaniem w 2026 roku jest bez wątpienia przejście na w pełni elektroniczny system składania wniosków ale to rozwiązanie eliminuje problem, który w poprzednich latach przekreślał najwięcej projektów – błędy formalne i braki w dokumentacji papierowej. Teraz system wymusza na nas większą dyscyplinę już na starcie.

Pamiętajmy jednak, że o sukcesie decyduje przede wszystkim jakość uzasadnienia. PUP ocenia wniosek przez pryzmat realnych potrzeb firmy i wpisanie się tych potrzeb w aktualne priorytety Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej . Nie wystarczy napisać, że chcemy „przeszkolić zespół” – trzeba precyzyjnie wykazać, jak nowe kompetencje przełożą się na stabilność i rozwój firmy czy bezpieczeństwo danych. Urzędnik musi widzieć, że koszt szkolenia jest rynkowy i uzasadniony realnym celem biznesowym.

W DAGMA Szkolenia IT szkolimy i przygotowujemy dokumentację od strony realizatora, ale zawsze powtarzamy naszym klientom: diabeł tkwi w szczegółach. Zanim klikniecie „wyślij”, sprawdźcie checklistę oświadczeń oraz to, czy firma nie ma nawet drobnych zaległości w ZUS czy US. Bez tego nawet najlepszy merytorycznie wniosek zostanie odrzucony.

Krystian Okuński,

trainings account manager w DAGMA IT

Jakie szkolenia IT firmy najczęściej finansują z KFS

W ostatnich latach wyraźnie widać, że firmy najczęściej inwestują w obszary bezpośrednio związane z transformacją cyfrową i bezpieczeństwem.

Najpopularniejsze kierunki to:

Microsoft i administracja systemami

• Azure Administrator,
• Microsoft 365,
• Intune,
• PowerShell.

Cyberbezpieczeństwo

• ochrona infrastruktury,
• zarządzanie incydentami,
• bezpieczeństwo endpointów.

Automatyzacja i zarządzanie środowiskiem IT

Wiele z tych kompetencji jest również powiązanych z wymaganiami regulacyjnymi, np. dyrektywą NIS2.

Sprawdź przegląd szkoleń z cyberbezpieczeństwa (te dostępne w ramach KFS są oznaczone konkretnym tagiem).

Hacking i cyberbezpieczeństwo w DAGMA

Jak zwiększyć szanse na otrzymanie dofinansowania?

Najczęstsze powody odrzucenia wniosków są powtarzalne i wynikają raczej z przygotowania dokumentacji niż z braku kwalifikacji. Kluczowe elementy to:

• dobrze opisany cel szkolenia,
• powiązanie z działalnością firmy,
• zgodność z priorytetami,
• wybór odpowiedniego zakresu szkoleniowego.

Najczęstsze błędy opisaliśmy w jednym z naszych poprzednich artykułów: Najczęstsze błędy we wnioskach KFS 2026.

Jak przygotować się do złożenia wniosku?

Firmy, które skutecznie pozyskują środki z KFS, zazwyczaj zaczynają przygotowania wcześniej. Najczęściej:

• wybierają konkretne szkolenia jeszcze przed naborem,
• konsultują zakres z dostawcą,
• dopracowują uzasadnienie biznesowe.

Proces krok po kroku znajdziesz tutaj:

KSF 2026 krok po kroku

Dlaczego warto wykorzystać KFS w 2026 roku?

KFS pozostaje jednym z najbardziej efektywnych narzędzi finansowania rozwoju pracowników. Dla firm oznacza to:

• realne obniżenie kosztów szkoleń,
• możliwość szybkiego podniesienia kompetencji zespołu,
• lepsze przygotowanie do zmian technologicznych i regulacyjnych.

W praktyce organizacje, które regularnie korzystają z KFS, szybciej rozwijają kompetencje w obszarach takich jak chmura, bezpieczeństwo czy automatyzacja.

Podsumowanie

KFS w 2026 roku daje firmom realną możliwość finansowania rozwoju pracowników przy bardzo niskim wkładzie własnym.

Najważniejsze wnioski:

• z programu może skorzystać większość firm,
• poziom dofinansowania sięga nawet 90%,
• kluczowe jest dopasowanie do priorytetów i dobre przygotowanie wniosku,
• dobrze przygotowane aplikacje osiągają wysoką skuteczność — w przypadku klientów DAGMA przekraczającą 70%.

Dla wielu organizacji to obecnie najprostszy sposób na rozwój kompetencji IT bez obciążania budżetu.

Nasze kompendium KFS

Najczęściej zadawane pytania o dofinansowania z KFS