Najczęstsze błędy we wnioskach KFS 2026. Jak ich uniknąć i zwiększyć szanse na dofinansowanie szkoleń IT?

Nabory do Krajowego Funduszu Szkoleniowego (KFS) co roku są bardzo konkurencyjne. W wielu powiatach środki kończą się szybko, a urzędy pracy potrafią odrzucić wniosek nawet wtedy, gdy firma spełnia warunki formalne.

Dlatego jeśli planujesz skorzystać z dofinansowań KFS 2026 na szkolenia IT, warto wiedzieć, jakie błędy pojawiają się najczęściej — i jak ich uniknąć.

W tym artykule zebraliśmy najbardziej typowe problemy oraz praktyczne wskazówki, które realnie zwiększają szanse na pozytywną decyzję.

Aktualne zasady oraz pomoc w całym procesie znajdziesz tutaj:

Kompendium DAGMA KFS 2026

Dlaczego urząd odrzuca wniosek KFS? (najczęstsze przyczyny)

Powiatowe urzędy pracy oceniają wnioski nie tylko formalnie, ale również merytorycznie. Liczy się m.in.:

• zgodność z priorytetami KFS 2026,
• jakość uzasadnienia,
• kompletność dokumentów,
• zgodność danych (np. kwoty, uczestnicy, terminy),
• terminowość zgłoszenia.

Błąd 1: szkolenie nie jest zgodne z priorytetami KFS 2026

To najczęstszy powód odrzucenia wniosku. Firmy wybierają szkolenia „ogólnie rozwojowe”, ale nie potrafią powiązać ich z priorytetami KFS lub priorytetami regionalnymi.

Jak tego uniknąć?

• wybierz szkolenie IT zgodne z priorytetami (cyberbezpieczeństwo, AI, kompetencje cyfrowe),
• dodaj jasne uzasadnienie: dlaczego to szkolenie jest potrzebne firmie,
• sprawdź priorytety województwa/powiatu.

Przeczytaj nasz poprzedni artykuł o priorytetach KFS 2026

Błąd 2: źle dobrany urząd pracy (PUP)

Wniosek należy złożyć do właściwego urzędu pracy zgodnie z:

• siedzibą firmy,
• miejscem prowadzenia działalności.

Złożenie do niewłaściwego urzędu może skutkować odrzuceniem lub utratą terminu. Jak tego uniknąć?

Skorzystaj z wyszukiwarki urzędów.

Wyszukiwarka urzędów GOV

Błąd 3: brak kompletu dokumentów / załączników

Urzędy pracy są formalne. Brak nawet jednego załącznika może oznaczać:

• wezwanie do uzupełnienia (a to często skraca czas),
• automatyczne odrzucenie.

Jak temu zapobiec?

• przygotuj checklistę dokumentów z urzędu,
• sprawdź wszystkie pola i podpisy,
• upewnij się, że załączniki są aktualne (np. potwierdzenia).

Błąd 4: błędy w danych uczestników lub firmy

Typowe błędy:

• literówki w danych pracowników,
• błędne numery NIP/REGON,
• niespójne daty rozpoczęcia szkoleń,
• niezgodne kwoty kosztów.

Dlatego bardzo ważnym aspektem jest weryfikacja wszystkich danych przed złożeniem dokumentów.

• sprawdź dokument minimum 2 razy,
• poproś drugą osobę o weryfikację,
• ujednolić koszty: wniosek ↔ oferta szkoleniowa ↔ harmonogram.

Błąd 5: brak konkretnego uzasadnienia (zbyt ogólna argumentacja)

Wiele wniosków ma takie uzasadnienia jak: „Chcemy rozwijać kompetencje pracowników” – to za mało. Jak napisać uzasadnienie dobrze?

Najlepsze uzasadnienie zawiera:

• opis obecnej sytuacji firmy,
• ryzyka (np. cyberzagrożenia),
• konkretne potrzeby kompetencyjne,
• powiązanie z priorytetami KFS,
• wpływ na wyniki firmy.

Przykład dobrze napisanego uzasadnienia:

„W związku ze wzrostem incydentów phishingowych oraz wdrażaniem procedur bezpieczeństwa w organizacji, konieczne jest podniesienie kompetencji działu IT w zakresie reagowania na incydenty i ochrony danych.”

Błąd 6: wniosek złożony zbyt późno

W wielu powiatach nabór trwa krótko, a środki kończą się szybko. Jak zwiększyć szanse?

• przygotuj wniosek wcześniej,
• zarezerwuj szkolenia przed startem naboru,
• monitoruj terminy.

Potrzebujesz pomocy lub aktualnych informacjach o naborach? Koniecznie śledź informacje na naszej stronie:

Krajowy Fundusz Szkoleniowy 2026

Błąd 7: brak zgodności ze zmianami KFS 2026 (BUR, limity, nowe warunki)

W 2026 roku obowiązują istotne zmiany:

• szkolenia muszą być realizowane przez instytucje z BUR,
• obowiązują nowe limity finansowania,
• zmienili się uprawnieni (JDG, zlecenia itd.).

Jak tego uniknąć?

• wybierz ośrodek spełniający wymagania (np. Centrum Szkoleniowe DAGMA),
• uwzględnij limity we wniosku,
• sprawdź aktualne warunki przed złożeniem dokumentów.

Wypełnij formularz na naszej stronie KFS i skorzystaj pomocy naszych ekspertów

Jak uniknąć błędów we wniosku KFS? (checklista)

Przed złożeniem wniosku upewnij się, że:

• szkolenie jest zgodne z priorytetami KFS
• urząd pracy jest właściwy
• dokument jest kompletny (załączniki, podpisy)
• dane uczestników są poprawne
• uzasadnienie jest konkretne i merytoryczne
• koszty szkolenia są spójne
• wniosek złożony na czas

Najczęstsze błędy we wnioskach KFS wynikają z:

• braku zgodności z priorytetami,
• błędów formalnych,
• słabego uzasadnienia,
• presji czasu.

Jeśli planujesz szkolenia IT w KFS 2026 i chcesz zwiększyć szanse na dofinansowanie, warto skorzystać z doświadczenia partnera, który zna procedury.

Sprawdź aktualne zasady KFS i zostaw zgłoszenie:

KFS 2026 z DAGMA IT

FAQ: Wniosek KFS 2026 odrzucony – co dalej?